Bedrijf/ Organisatie
JT Bioscopen
Opdrachtgever
José van Essen
Datum/periode
26 april 2010 t/m 29 mei 2010
Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Naar aanleiding van het vorige grote succes van de Ladies Night , werd ik ook gevraagd de Ladies Night op 29 mei te organiseren voor ongeveer 430 vrouwen. De film die deze dag gedraaid zou worden was ‘Sex and the City 2’
Deze keer was mijn verantwoordelijkheid veel groter,omdat ik op de dag zelf de leiding mocht nemen over het personeel. Ook ging het er dit keer een stuk officiëler aan toe omdat ik een plan moest voorleggen aan Warner Bros Movies. Tevens was er deze keer een thema waar ik mezelf aan moest houden, namelijk; 1001 en één nachten.
Ik vervulde de rol van organisator. Daarbij hoorde het regelen van kraampjes, prijzen, presentator, DJ, ludieke acties, aankleding etc.
Verloop opdracht:
Doordat ik een soortgelijk evenement al eerder had georganiseerd kon ik daar wijze lessen uit leren. Zo was het nu allemaal minder chaotisch en wist ik beter wat er mij te doen stond, ik had een planning voor de dag van uitvoering en kon de taken makkelijker verdelen. Ik vond het fijn dat ik nu meer tijd had om de kraampjes te verwelkomen, door de planning had ik hier nu genoeg tijd voor. Er zijn kraampjes geregeld, leuke acties bedacht, en er waren geweldige prijzen te winnen! Ook de opkomst was enorm, en al met al is de opdracht succesvol volbracht.
De volgende competenties heb ik ontwikkeld: Creativiteit, Schriftelijke communicatie, Mondelinge communicatie, Innovativiteit, Visie
Competentie Creativiteit
Situatie:
De prijzen die geregeld waren, zouden op een leuke manier moeten worden weggeven. Er waren enkele ludieke acties nodig, passend bij het thema of bij de film.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik leuke acties zou bedenken waar vrouwen enthousiast aan mee zouden doen. Ook zouden de acties moeten passen in het thema, bij het cadeau of natuurlijk bij de film.
Acties:
Ik heb gekeken naar de cadeaus die we hadden om zo tot inspiratie te komen. Ook heb ik gekeken wat er voorgaande jaren was gedaan en heb ik hier bij José informatie over ingewonnen. José liet mij foto’s zien van voorgaande jaren en vertelde daarover. Ook bedacht ik voor mezelf welke leuke spellen er bijvoorbeeld op tv te zien waren, die we wellicht in praktijk konden uitvoeren.
Resultaat:
Ik bedacht om een ‘Miss Sex and the City 2’ verkiezing te houden door middel van een quiz. 15 vrouwen mochten naar voren komen. Wanneer de vraag was gesteld kregen ze twee keuze mogelijkheden; A of B. De vrouwen zouden heen en weer moeten lopen, naar het juiste antwoord.
Natuurlijk waren er meer leuke acties, want er waren nog genoeg prijzen! Zo kreeg de vrouw die het eerste een lippenstift aan de presentator gaf een sieraad, werd er een muiltje op de trap gezet en de vrouw die dit muiltje als eerst vond en paste kreeg het andere muiltje. Een fotolijst voor al je vrienden ging naar de grootste vriendengroep uit te zaal etc.
Terugkoppeling:
Ik vond de acties erg leuk bedacht en geslaagd. Ik kon hier een hoop vrouwen blij mee maken, en veel vrouwen deden enthousiast mee. Voor de quiz had ik misschien nóg meer vragen moeten maken, omdat bleek dat veel vrouwen elkaar achterna liepen als ze het antwoord niet wisten waardoor het in het begin niet op leek te schieten, en het erop leek dat we te weinig vragen zouden hebben. Gelukkig bleek dit niet het geval.
Competentie Schriftelijke communicatie
Situatie:
Warner Bros Movies zou alleen goedkeuring geven wanneer er een goed plan werd ingeleverd waar zij het mee eens waren.
Taken:
Ik moest voor het hoofdkantoor ons plan duidelijk opschrijven, zo konden we de Ladies Night naar Carolus bioscoop in Nijmegen halen. Doordat Warner Bros Movies toestemming moest geven en goedkeuring moest geven aan ons plan, was het belangrijk dat dit plan duidelijk was en er goed uit zag. Het moest er professioneel uitziet en dus zonder spelfouten.
Uit het plan moest duidelijk worden wat er die avond zou gaan gebeuren. Dit moest kort en bondig opgeschreven worden.
Acties:
Ik heb aan José voorbeelden gevraagd en deze gekregen. Daarna ben ik de dingen die al vaststonden, zoals partners en kraampjes, op gaan schrijven en heb hier ideeën aan toegevoegd. Ik heb het op de computer uitgetypt, het nogmaals gecontroleerd op spelling en dit naar José gestuurd voor controle. Vervolgens heeft zij het doorgestuurd naar het hoofdkantoor.
Resultaat:
Het plan was duidelijk en zonder spelfouten. We mochten de Ladies Night organiseren van Warner Bros Movies.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik eerder contacten moeten leggen. Dit kon nu nog niet omdat ik pas later benaderd werd, maar om meer zekerheid te kunnen bieden van wat er op papier komt te staan zou ik al duidelijke afspraken met partners moeten hebben. Op het moment van schrijven waren enkele partners en cadeaus zeker, maar hier zijn later nog meer partners en cadeaus bijgekomen.
Competentie Mondelinge communicatie
Situatie:
De presentator (Stefan) had geen tijd om af te spreken en te oefenen. Ik wilde weten of alles duidelijk was en besloot hem te bellen.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik de dingen goed onder woorden kon brengen en mijn boodschap duidelijk overbracht. Ook zou ik feedback moeten kunnen geven en toetsen of Stefan de boodschap begrepen heeft.
Acties:
Ik heb hem het plan doorgestuurd van de avond en het draaiboek. Hierbij stond de uitleg ook vermeld. Nadat hij de tijd had gekregen om dit alles door te nemen heb ik hem opgebeld om te vragen of alles duidelijk was. Onduidelijkheden heb ik verder toegelicht en ik heb de ludieke acties uitgelegd.
Ik heb ook wat met de reacties van de vorige Ladies Night gedaan. Toen hoorde ik van enkele vrouwen dat er achter in de zaal minder aandacht was voor de vrouwen. Ik heb gezegd tegen Stefan dat dat een belangrijke punt was om op te letten, en hem gevraagd of hij de zaal ook echt in wilde gaan in plaats van alleen vooraan te staan.
Resultaat:
Doordat ik onduidelijkheden kon wegnemen bij Stefan kon hij verder aan de slag en voor zichzelf de tekst voorbereiden. Hij kreeg daardoor een duidelijk beeld en wist zo toch alles op tijd.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik toch liever willen afspreken. Uiteindelijk ging dit ook goed, maar face to face contact vind ik toch fijner. Dan hadden we ook al vast in de zaal van de bioscoop kunnen oefenen. Daar was helaas geen tijd voor.
Competentie Innovativiteit
Situatie:
Ik hoorde dat de vaste partner Ici Paris XL steeds minder weg wilde geven, en niet meer zo gemakkelijk mee werkten als andere keren.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik met nieuwe ideeën zou komen en open zou staan voor vernieuwingen. Ik moet kansen die ik krijg benutten.
Acties:
Ik ben op zoek gegaan naar een nieuwe partner die er voor openstond om dit voor vast te doen. Ik ben gaan nadenken welk bedrijf een goede vervanger zou zijn en in Nijmegen gevestigd is en ik hoorde van José dat Douglas eerder interesse had getoond. Zo kwam ik uit bij Douglas. Ik ben naar de winkel gegaan en heb uitgelegd waar ik voor kwam en wat de bedoeling hiervan was. Ook heb ik verteld wat mijn verwachtingen zouden zijn en wat de positieve kanten voor hun hiervan zijn. Ik heb mijn nummer achtergelaten zodat zij hun beslissing aan mij konden laten weten nadat er overlegd was.
Resultaat:
Er was binnen Douglas Nijmegen overlegd en ik werd gebeld met de mededeling dat ze toch niet mee zouden doen. De reden hiervoor was dat het personeel niet betaald zou worden en dat ze dit vrijwillig zouden moeten doen.
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik proberen ze meer over te halen. Ik zou ze bijvoorbeeld bioscoopbonnen kunnen aanbieden, dit zou een goede oplossing zijn om ervoor te zorgen dat de ‘vrijwilligers’ van de Douglas toch ‘uitbetaald’ kregen. Ook zou ik bij een volgende keer eerder op zoek gaan naar een vervanger.
Competentie Visie
Situatie:
Ik had een kapper op het oog waarvan ik dacht dat het leuk zou zijn als deze voortaan vast op de Ladies Night kwam te staan. Omdat zij naast knippen ook mooie kleding verkopen.
Taken:
Er werd van mij verwacht dat ik de huidige bezigheden wist te plaatsen binnen het hoger gelegen doel, dat ik de grote lijnen aan kon geven en dat ik ook toekomstgericht zou werken.
Acties:
Ik heb het contact met Coef heel goed onderhouden door enkele keren langs te gaan in de winkel, ook heb ik telefonisch contact gehad met de baas. Ik wilde het contact goed behouden zodat ze vaker mee wilden doen, dat was mijn doel. Ik heb ze verwelkomd en bedankt.
Resultaat:
Door langs te gaan in de winkel toonde ik belangstelling en kwam alles heel persoonlijk over. Daardoor wist Coef ook dat ik serieus te werk ging en enthousiast was. Tijdens de Ladies Night gaven ze complimenten over hoe het georganiseerd was, en gaven ze aan dat ze de volgende keer zeker weer mee wilden doen!
Terugkoppeling:
In het vervolg zou ik zeker weer zo te werk gaan. Door veel aandacht te geven, geef je aan dat je ze serieus neemt. Als ook de ervaring voor hen goed is, zullen ze in het vervolg eerder mee willen werken. In dit geval gaven ze het al meteen aan dat ze mee wilden werken bij een volgende Ladies Night!